Die komplette Steuerung eines Kaffeeautomaten wird von einer integrierten elektronischen Bedieneinheit übernommen, die den jeweiligen Zustand während der Kaffeezubereitung mittels Leuchtdioden in unterschiedlichen Farben signalisiert. Der Bediener eines Kaffeeautomaten muss nur sicherstellen, dass der Wasserzulauf freigeschaltet und der Milchbehälter und das Kaffeebohnenlager aufgefüllt sind. Alle guten Kaffeevollautomaten verfügen über Reinigungs- und Entkalkungsprogramme, die den Nutzer in festgelegten Zeitabständen zu einer erforderlichen chemischen Reinigung des Kaffeeautomaten auffordern. Auch die Wasserfilter sollten regelmäßig erneuert werden, um ein Verkalken der mechanischen Bauteile des Kaffeeautomaten so lange wie möglich hinauszuzögern. In der Regel kann der Benutzer eines Kaffeeautomaten beim Kauf der Maschine zusätzlich ein passendes Pflegeset erwerben. Ein solches Pflegeset umfasst Austauschfilter, Chemikalien für den Entkalkungsvorgang, Reinigungsstäbe und einen Milchschaumreiniger.